CAMPOS
CALCULADOS EN ACCESS
¿Que son los Campos
Calculados en Access? Llamaremos campo calculado cuyos valores se obtengan
a través de un cálculo. Pueden resultar
de una expresión simple (como puede ser una suma) o de expresiones complejas,
que contengan funciones. Microsoft Access permite crear campos calculados para
obtener datos basados en cálculos realizados sobre datos existentes. Por
ejemplo podemos utilizarlos para calcular sueldos, totales de ventas y todo
aquello que requiera un cálculo.
“LOS CAMPOS CALCULADOS SE PUEDEN APLICAR SOBRE DATOS EXISTENTES"
Para crearlos, debemos de partir de una consulta de selección
donde figuren los campos que deseamos mostrar. Luego, tenemos que incluir, en
el diseño de la consulta, la cantidad de campos y las tablas deseadas. En nuestro
ejemplo, trabajaremos con la tabla VENTAS, con el propósito de calcular el
total de las ventas, que será el campo calculado que crearemos. Para llevar a
cabo un campo calculado, debemos situarnos en una celda vacía del diseño de la
consulta y escribir la sintaxis correspondiente, que se compone de:
• Nombre del campo: cadena de caracteres que se corresponde
con el nombre que tendrá el campo que se calculará.
• Dos puntos: luego de escribir el nombre del campo, tenemos
que agregar dos puntos (:) para separarlo del cálculo que se va a realizar.
• Fórmula: sintaxis que determina los cálculos que se deben
hacer para obtener los valores del nuevo campo. En nuestro caso, la sintaxis
es:
Total:[Precio]*[Cantidad]
EL CAMPO CALCULADO EN
LA CONSULTA
No tenemos que olvidar que, para mostrar un campo en el
resultado de una consulta, debemos activar la casilla Mostrar (ubicada en la grilla de la consulta)
correspondiente a dicho campo. De lo contrario, los valores resultantes no se
presentarán en la Vista Hoja de datos de la consulta.
Los nombres de los campos deben escribirse dentro de
corchetes.
LAS OPERACIONES SOLO PUEDEN REALIZARSE EN CAMPOS CON
DATOS NUMÉRICOS
Los dos puntos que se colocan después del nombre del nuevo
campo le indican a Access que el campo será calculado, es decir que sus valores
dependerán de la fórmula colocada a continuación (esta puede incluir las
operaciones necesarias para el valor que deseamos obtener). Debido a que los
operadores aritméticos correspondientes a la suma, resta, multiplicación y
división permiten realizar operaciones entre valores numéricos, no podremos
utilizar este tipo de operaciones en campos que no sean de tipo Número, o
compatibles, tales como Moneda y Auto-numeración.
Por ejemplo, multiplicaremos los precios, que son de tipo
Moneda, por las cantidades vendidas, que son de tipo Número. El nombre asignado
al nuevo campo debe escribirse tal cual como deseamos mostrarlo en la Vista
Hoja de datos, incluyendo espacios en blanco cuando se compone de varias
palabras. Por último, para visualizar los datos que se han calculado en el
nuevo campo, debemos ejecutar la consulta.
Recordemos que, al trabajar con
consultas de selección, es lo mismo ejecutarlas que visualizar los resultados a
través del botón Ver de la ficha Inicio. Para guardar una consulta debemos
presionar el botón Guardar, de la barra de acceso rápido, así su diseño se
mostrará en el
Panel de navegación.
Cada vez que ejecutemos una consulta que posea un campo calculado, los valores
de este se basarán en los valores actuales de los campos. Por lo tanto, guardar
una consulta con un campo calculado permite que los nuevos datos estén siempre
actualizados. Al igual que el resto de los campos, los valores de los campos
calculados se pueden ordenar y filtrar en la Vista Hoja de datos, a través del
grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.
Cada registro del nuevo campo se muestra con el resultado de
los cálculos aplicados.
EXPRESIONES
Las expresiones son sintaxis para realizar operaciones.
Pueden estar compuestas por cálculos sencillos (sumas, restas) o complejos, que
requieran operaciones encadenadas. Las expresiones son también llamadas
fórmulas y pueden estar integradas por estos elementos:
• Operadores:
símbolos aritméticos + (suma), - (resta), * (multiplicación) y / (división).
• Identificadores:
nombre de los campos que intervienen en la expresión. Estos deben estar
escritos entre corchetes.
• Constantes:
valores que no se pueden modificar, por lo tanto, no se calculan. Por ejemplo,
en la expresión Aumento: [Salario]+1000, el valor constante será 1000, ya que a
cada registro del campo Salario se le sumará 1000
• Funciones:
conjunto de operaciones que se corresponden con una sintaxis determinada.
• Valores literales:
Cuando deseamos mostrar una cadena de caracteres de forma literal, debemos
escribirla entre comillas.
• Parámetros:
valores que introduce el usuario.
PARA MOSTRAR CARACTERES EN FORMA LITERAL, LOS
ESCRIBIMOS ENTRE COMILLAS
Los elementos de las expresiones varían dependiendo del
cálculo que deseemos obtener. A través de los campos calculados, también
podemos utilizar expresiones dentro de consultas, formularios e informes.
CONSULTA CON PARAMETROS
A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese momento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta.
Por ejemplo, queremos hacer una consulta para obtener los alumnos de
una determinada Población, la población la introducirá el usuario
cuando Access se lo pida.
En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parámetro.
Un parámetro
funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que
almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta.
En una consulta cuando utilizamos un nombre
de campo que no está en el origen de datos, Access considera este campo
como un parámetro y cuando se ejecuta la consulta nos pide Introducir el valor del parámetro mediante un cuadro de diálogo como este:
En el ejemplo anterior, en la consulta tendríamos que añadir una condición de búsqueda que especifique que la Población es igual al Valor a introducir, de esta manera:
Ojo! cuando pongamos el nombre del parámetro es importante escribirlo entre corchetes, de lo contrario Access le añadirá comillas y no lo considerará como un nombre de parámetro sino como un valor.
Otra forma de utilizar un parámetro en una consulta es definiéndolo mediante el botón Parámetros de la pestaña Diseño.
En este caso, después de elegir la opción, se abre el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta donde podemos indicar el nombre del parámetro y el tipo de dato.
La diferencia entre escribir directamente un nombre de parámetro y definirlo con el botón Parámetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access comprueba automáticamente el tipo del valor introducido por el usuario.
